Membuat Mail Merge

Membuat Mail Merge

Untuk membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap semua identitas penerima yg berbeda.

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.





Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge



Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.





Gambar 2 : Memilih type document



Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document

klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.






Gambar 3 : Memilih menu use the current document


copy by: http://mugi.or.id/blogs/farid/archive/2008/09/01/membuat-mail-merge.aspx




Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.





Gambar 4 : Membuat list penerima baru




Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns







Gambar 5 : Customisasi kolom field



Hapus semua field-field yang berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.





Gambar 6 : List kolom field



Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.






Gambar 7 : Menambahkan field baru



Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.





Gambar 8 : Mengisi data pada field







Gambar 9 : Menyimpan data pada field



Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.





Gambar 10 : List penerima undangan



Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.





Gambar 10 : Memilih menu use an existing list



Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.






Gambar 11 : Memasukkan merge field ke dalam document



Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.






Gambar 12 : Susunan field yang di masukkan ke document



Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.





Gambar 13 : Tampilan field yang berubah ke document



Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.






Gambar 14 : Undangan siap cetak


Selamat mencoba..........



copy by: http://mugi.or.id/blogs/farid/archive/2008/09/01/membuat-mail-merge.aspx